Hinweise zur (elektr.) Kommunikation mit der Gemeinde Eitorf
Neben den gängigen Kommunikationsmitteln Briefpost und Fax nehmen die elektronischen Formen einen immer breiteren Raum ein. Nachfolgend einige Erläuterungen und Unterschiede der einzelnen Verfahren, die die Gemeinde Eitorf zur Kommunikation anbietet.
Formloser E-Mail-Verkehr (in Ergänzung zu Fax und Schriftform)
Sie möchten »einfach nur« etwas mitteilen?
Die konventionellen Kommunikationsformen wie Brief oder Fax bieten sich nach wie vor an, wenn es um vertrauliche Daten bzw. Nachrichten geht, bei denen es auf rechtsverbindliche Fristen ankommt (z.B. Widersprüche gegen Bescheide/Verwaltungsakte). Alltägliches elektronisches Kommunikationsmittel ist zudem die E-Mail. Sie können der Gemeinde Eitorf an die veröffentlichten E-Mail-Adressen Nachrichten in elektronischer Form senden. Die Größe der übermittelten Nachrichten darf 10 MB nicht übersteigen. E-Mails werden im Allgemeinen unverschlüsselt versendet. Sie können möglicherweise von Unbefugten mitgelesen oder manipuliert werden. Deshalb hat die Gemeinde Eitorf neben den genannten Kommunikationsformen einen Zugang zum rechtsverbindlichen, gesicherten Empfang von Dokumenten bzw. E-Mails eröffnet. Weitere Infos hierzu in den nachfolgenden Abschnitten. Um die Dateien auch bei der Gemeindeverwaltung verarbeiten zu können, ist es wichtig, die gängigen Dateiformate zu wählen:
- PDF (Adobe Acrobat)
- DOCX (Microsoft Word)
- XLSX (Microsoft Excel)
- PPTX (Microsoft Power Point)
- Nur-Textformate TXT
- JPG-Grafik-/Bildtateien
- TIFF-Grafik-/Bilddateien
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Gemeinde Eitorf zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden oder wird vom System abgewiesen. Die Liste wird entsprechend aktueller Sicherheitsanforderungen bei Bedarf angepasst. Ihre Mails können im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Gemeindeverwaltung weitergeleitet, gespeichert bzw. archiviert oder anderweitig im Rahmen der Geschäftsprozesse verarbeitet werden. E-Mails werden seitens der Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung gelöscht, wenn die gesetzliche Vorhaltefrist abgelaufen bzw. die jeweiligen Zweckbindung entfallen ist. Die beim E-Mail-Transport auf den Servern anfallenden Verkehrsdaten werden in sog. rollierende Log-Dateien geschrieben und unterliegen somit einer automatischen Löschung nach maximal sechs Wochen. Die Homepage der Gemeinde Eitorf kann derzeit noch nicht über eine SSL-verschlüsselte Verbindung aufgerufen werden. Die Nutzung der im Rahmen des Impressums oder vergleichbarer Angaben veröffentlichten Kontaktdaten wie Postanschriften, Telefon- und Faxnummern sowie E-Mailadressen durch Dritte zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderten Informationen ist nicht gestattet. Rechtliche Schritte gegen die Versender von sogenannten Spam-Mails bei Verstößen gegen dieses Verbot behält sich die Gemeinde Eitorf vor.
Sie möchten »sicher« gehen?
Die Gemeinde Eitorf stellt einen De-Mail-Zugang zur Verfügung. Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet buergermeister@eitorf.de-mail.de. Voraussetzung für die Nutzung ist, dass auch Sie über einen De-Mail Anschluss verfügen. Verschiedene Telefondienstleister bieten einen solchen Anschluss an. Informationen hierzu gibt es auf dem Internetportal www.de-mail.info. Es gibt bereits verschiedene Einrichtungen und Unternehmen (z.B. Versicherungen), die den Kommunikationsweg über De-Mail anbieten. Der Vorteil liegt darin, dass Sie mit De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Gemeinde Eitorf elektronisch kommunizieren. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Dienstanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können. Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Dann nutzen Sie die elektronische Übermittlung durch »De-Mail« mit Absenderbestätigung
Elektronische Signatur, virtuelle Poststelle (VPS) –
Zugangseröffnung der Gemeinde Eitorf für rechtsverbindliche elektronische Nachrichten
(gemäß § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW)
Der elektronische Zugang zur Gemeindeverwaltung für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation -insbesondere für die Übermittlung elektronischer Dokumente- zwischen Bürgern und Bürgerinnen, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), ist durch die Einrichtung einer virtuellen Poststelle gewährleistet.
Rechtsverbindliche E-Mails an die Gemeindeverwaltung
Es können rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse buergermeister@eitorf.de an die Gemeinde gesandt werden. Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die so genannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Gemeinde Eitorf eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform. Des Weiteren können die Nachrichten an die Gemeindeverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden.
Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht. Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Gemeindeverwaltung Eitorf für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Gemeindeverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist mit der VPS eröffnet. Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden. Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 10 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt. Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden unterstützt.
S/MIME
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren so genannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit. Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Gemeindeverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert. Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein muss. Die Liste der aktuell tätigen und damit auf Echtheit und Gültigkeit prüfbaren Zertifizierungsdienste-Anbieter (Trust Center) finden Sie auf der Internetseite der Bundesnetzagentur. www.bundesnetzagentur.de
Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt! Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen. Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert. Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Gemeinde versenden, achten Sie bitte auf die im ersten Abschnitt genannten Informationen und Dateiformate.
Zu beachten ist aber folgendes:
Rechtlich relevante, qualifiziert signierte Dokumente werden nur im Format pdf/A angenommen.
Ist Ihre E-Mail nicht zu verarbeiten, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden. Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung Eitorf und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.
Öffentlicher Schlüssel: Zertifikat Public Gemeinde Eitorf (Zip-Datei)
Haben Sie Fragen?
Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen oder Unterstützung bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte bzgl. Datenschutz benötigen, wenden Sie sich bitte jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der der Gemeinde Eitorf, Herrn Benjamin Maleike (E-Mail datenschutz@eitorf.de)
